4 herramientas para mejorar tu productividad

La productividad no es algo que se consiga de un día para otro. Es un proceso lento que poco a poco tenemos que ir mejorando detectando y analizando las acciones que hacemos en nuestro día a día y que puede que nos estén haciendo perder el tiempo o que puede que nos estén ayudando a ser muy productivos. El objetivo de este análisis es eliminar o mejorar los procesos que nos hacen perder tiempo y seguir haciendo aquellos que nos ayudan a ser más productivos.

Una herramienta por sí sola no nos va a hacer más productivos, pero es posible que sí nos ayude a mejorar nuestro flujo de trabajo y así seamos capaces de sacar más tareas en menos tiempo.

Es importante tener en cuenta que las herramientas son un medio y no un fin. De nada sirve estar probando 50 herramientas diferentes para cada cosa que necesitemos porque al final tendremos cada cosa en un sitio y cundirá el desorden. Lo importante es detectar aquellas que nos facilitan el trabajo diariamente y, desde mi punto de vista, cuantas menos herramientas utilicemos, mejor.

Google Calendar

Google Calendar es probablemente la herramienta que más me ayuda a mejorar mi productividad. Puede ser cualquier calendario, no necesariamente el de Google, pero como yo utilizo todas las herramientas de empresa de Google la verdad es que tener todo integrado me facilita mucho la vida.

¿Por qué es importante utilizar un calendario?

Algo tan obvio como apuntar las tareas que debes realizar en cada momento del día y planificarlas con antelación hará que siempre sepas lo que tienes que hacer y también tendrás una visión global del tiempo que puedes dedicar a una cosa u otra. Yo en mi calendario tengo apuntado todo: el tiempo para hacer deporte, el tiempo que tengo que dedicar a grabar un podcast, el tiempo que voy a estar reunido con alguien... Todo.

En este caso, lo que te va a hacer más productivo no es el calendario en sí, sino haber dedicado tiempo previamente a planificar las horas del día y de la semana para que cuando llegue el momento, sepas exactamente lo que tienes que hacer.

Por poner un ejemplo muy básico, yo se que el jueves tengo que publicar un podcast junto con un artículo y que eso conlleva un tiempo de pensar cómo va a estar estructurado el artículo, el contenido que va a tener, redactar el contenido, grabar el podcast, editarlo, publicarlo y difundirlo por redes sociales. Si yo no fijo ciertas horas a la semana para hacer eso no voy a llegar a completar mi objetivo ni de broma, así que para conseguir publicar el podcast y el artículo tendré que ser consecuente con lo que pone en mi calendario.

Notion

Notion es una de las herramientas más completas de productividad y organización que conozco a día de hoy. Se divide en diferentes workspaces (espacios de trabajo) y yo tengo uno por cada proyecto que tengo en marcha.

En Notion anoto las tareas que tengo pendientes por hacer, los artículos que quiero publicar, las ideas que tengo, los podcast que voy grabando y publicando, notas sobre los libros que voy leyendo o notas sobre reuniones que tengo... Digamos que es un sitio en el que lo puedo tener todo (o prácticamente todo) muy organizado.

Tiene muchos casos de uso y plantillas que están disponibles de forma gratuita, como son por ejemplo: listas de lectura, notas de una reunión, calendarios, roadmaps, wikis, planificación de viajes, artículo para un blog, CV, agenda mensual, monitorización de hábitos... Estos son solo algunos de los que se nos ofrecen por defecto en la aplicación, pero nosotros podemos crear nuestras propias plantillas.

Jira o cualquier gestor de proyectos

Debido a que trabajo en el mundo del desarrollo de software, Jira, ClubHouse o Redmine son el tipo de aplicaciones que más utilizo a diario. No son más que un gestor de proyectos (que en mi caso utilizo para software) que me ayuda a tener organizadas las tareas que tengo que hacer de código, documentación, investigación, testing y todo lo relacionado con un proyecto de software.

Slack

En Slack paso una gran cantidad de tiempo durante el día porque es el medio que utilizo para comunicarme constantemente con mis compañeros, y más todavía trabajando en remoto y en ciudades diferentes.

Dado que Slack permite integraciones con servicios de terceros, aprovecho para tener en un mismo sitio todas las notificaciones de diferentes servicios y monitorización: saber cuándo ha terminado un despliegue o cuándo ha fallado, cuándo ha habido un error en producción, cuándo tengo una reunión (tengo Slack sincronizado con Google Calendar), cuándo un compañero me ha puesto de revisor de su Pull Request (también tiene integración con Github) y muchas cosas más.

Todas estas notificaciones también me suelen llegar al correo, pero como decía antes, no me gusta tener muchas aplicaciones diferentes e intento tener todas las alertas, notificaciones y comunicación en un mismo sitio. Gracias a esto, por ejemplo puedo hablar con un compañero de un error en producción creando una conversación en un nuevo hilo sobre la propia notificación de error. Y si necesitásemos hablar, siempre se puede hacer una videollamada rápidamente a través del propio Slack o Google Meets.

Slack es la aplicación que yo utilizo, pero dos alternativas muy buenas podrían ser Discord o Microsoft Teams.

¿Qué aplicaciones son las que más utilizáis vosotros? ¿Alguna recomendación que yo no utilice?